輸入や輸出を業とする個人、法人は、該当の貨物に関する品名、数量及び価格等を記載した帳簿を備え付け、帳簿、書類及び電子データを保存する義務を負います。
ただ、実際のところ、このような各書類の保存を適切に行うことができていない事業者も多く存在するように思います。
また、一概に電子データといっても、どのようなデータとすべきか、よくわからない、保存方法が分からない等、実務としての対応に不安がある方も多いのではないでしょうか。
本日は、電子取引情報の保存方法に関して、税関の実務上の考え方をご紹介いたします。
１ 電子取引情報の保存方法について
①電子メールに請求書等の書類が添付された場合の保存方法について
請求書等の書類が添付された電子メールそのものを自社システム上に保存する必要があります。または、添付された請求書等をサーバ等に保存する必要があります。
②発行者のウェブサイト上で領収書等をダウンロードする場合の保存方法について
まず、PDF データ等をダウンロードできる場合には、ウェブサイトに領収書等を保存する、又はウェブサイトから領収書等をダウンロードしてサーバ等に保存する必要があります。
次に、HTML データで表示される場合には、ウェブサイト上に領収書を保存する、又はウェブサイト上に表示される領収書をスクリーンショットし、サーバ等に保存する必要があります。また、ウェブサイト上に表示された HTML データを領収書の形式に変換し、サーバ等に保存することも可能です。
２ 輸入や輸出の手続には様々なルールが存在します
関係書類や電子データの保存義務は、あくまでも様々な手続の中の一つであり、これ以外にも様々なルールが存在します。
これらのルールを適切に遵守しない場合には、輸入や輸出の手続が停止してしまうことや、脱税、密輸等の行政事件、刑事事件に発展するリスクも十分あります。
いずれにしても、ビジネス上は大きな支障となりますし、また、そもそも人生そのものに対しても大きな悪影響となり得ます。
これまで問題なく輸入や輸出をすることができたから問題ないと過信することは非常に危険です。一度問題が発生した場合には上記のとおり、取り返しのつかない状況となってしまうからです。
まずは、自社のビジネス上の各手続が問題ないかどうかをしっかりとチェックすることが重要ではありますが、様々なルールを正確に理解することが前提となりますので、ご不安な点がある場合には、まずは専門家にご相談いただくことをお勧めいたします。
